Nhà trẻ ở Nhật (2) – Thủ tục đăng ký vào hoikuen

Nhà trẻ ở Nhật (2) – Thủ tục đăng ký vào hoikuen

Trong phần này mình sẽ viết chi tiết về thủ tục đăng ký vào hoikuen (chủ yếu là ninka hoikuen), từ khâu chuẩn bị đến khâu nộp hồ sơ và cách nộp hồ sơ. Về phần thủ tục đăng ký vào hoikuen này thì thông tin mình chia sẻ là thông tin mà quận mình đang sống cung cấp. Tuy là thông tin chung nhưng một số nơi ở Nhật cũng có thể có 1 vài quy định khác ví dụ về thời gian đăng ký hay loại trường v.v, các bạn nên kiểm tra lại thông tin ở nơi mình sống trước khi đăng ký nhé.


① Cách tính tuổi đi học ở Nhật

Năm học mới ở Nhật bắt đầu vào ngày 1 tháng 4 hàng năm, nên tuổi để chia lớp cũng được tính từ mốc 1/4.

Ví dụ cho đợt nhập học tháng 4/2018: Lớp 1 tuổi sẽ gồm các bé sinh từ 2/4/2016 (1 tuổi 11 tháng 30 ngày) đến 1/4/2017 (tròn 1 tuổi). Vì tuổi tính theo mốc 1/4 nên bé nào sinh 1/4/2016 thì tròn 2 tuổi nên sẽ lên lớp 2 tuổi, trong khi bé nào sinh chậm hơn 1 ngày (2/4/2016) còn thiếu 1 ngày mới tròn 2 tuổi thì vẫn học lớp 1 tuổi. Nói chung là đến mốc 1/4 mà chưa đến sinh nhật thì sẽ bị học thụt lại 1 lớp. Ví dụ bé nhà mình sinh tháng 6/2016, đến tháng 4/2018 đã được 1 tuổi 10 tháng nhưng vẫn nhập học vào lớp 1 tuổi và ở lại học lớp 1 tuổi đến tận tháng 4/2019.

Các độ tuổi khác cũng tính tương tự như vậy để chia lớp. Do có sự khác biệt lớn về tháng sinh nên các lớp 0 tuổi và 1 tuổi thường được chia làm 2 nhóm: nhóm lớn và nhóm bé (vì các bé ở độ tuổi này chỉ cần hơn kém nhau 1 tháng là đã khác biệt rồi).

② Thủ tục đăng ký vào ninka hoikuen

2.1  Điều kiện để được đăng ký vào ninka hoikuen

Cả hai bố mẹ phải đáp ứng một trong các điều kiện sau:

  • Đang đi làm: 1 tháng làm trên 12 ngày, 1 ngày làm trên 4 giờ (không tính giờ nghỉ trưa). Các mẹ đang nghỉ sinh và sẽ quay lại đi làm sau sinh cũng được tính vào nhóm “đang đi làm” này. Bố mẹ nào đang đi làm nhưng thời gian làm không đủ như ở trên thì thuộc diện “đang tìm việc”.
  • Bị bệnh/ khuyết tật, có vấn đề về sức khoẻ không trông được con
  • Đang phải chăm sóc người nhà bị bệnh/ khuyết tật thường xuyên (ví dụ ông bà ở cùng nhà)
  • Bị thiệt hại do thiên tai (ví dụ nhà cửa bị hỏng hóc, mất nhà v.v), đang trong thời gian phục hồi
  • Đang tìm việc
  • Đang đi học (trường tiếng, nghiên cứu sinh, đại học, sau đại học v.v)
  • Bố đi làm, mẹ đang mang bầu/ sinh em bé (được gửi con trong vòng 5 tháng trước và sau sinh)
  • Các trường hợp khác (có khó khăn trong việc chăm non con): ví dụ ly hôn, mẹ đơn thân, bố mẹ đã mất v.v

=> Bố mẹ càng bận (làm/ học/ bận chăm sóc người bệnh v.v) mất càng nhiều thời gian thì càng được nhiều điểm. Ví dụ bố mẹ làm/ học trên 20 ngày/ tháng, trên 7h/ ngày thì điểm cao nhất, càng ít giờ làm càng ít điểm. Điểm càng cao khả năng đậu vào trường càng cao. Xem cụ thể cách tính điểm trong các tài liệu mà ku hoặc shi hướng dẫn nhé.

2.1 Thời gian được gửi

  • Bố mẹ làm việc trên 120h/ tháng: được gửi tối đa 11 tiếng/ ngày (7:30 ~ 18:30, sau đó được tính là gửi ngoài giờ)
  • Bố mẹ làm việc 48h đến dưới 120h/ tháng: được gửi tối đa 8 tiếng/ ngày (9:00 ~ 17:00, trước 9h và sau 17h được tính là gửi ngoài giờ)

=> Nói chung là thời gian được gửi tiêu chuẩn là từ 8-11 tiếng/ ngày, còn tuỳ vào điều kiện của bố mẹ để quyết định xem được gửi ngắn hay gửi dài.

2.3 Giai đoạn chuẩn bị trước khi đăng ký

    • Lên danh sách các trường ninka mà mình muốn đăng ký: Bạn có thể lên trực tiếp ku hoặc shi hay lên trang chủ của ku hoặc shi để lấy danh sách toàn bộ trường trong khu vực bạn đang sinh sống. Từ danh sách đó, bạn chọn ra những trường mình muốn đăng ký.
    • Tham quan trường: Tiếng Nhật gọi là kengaku (見学). Trước khi đăng ký thì bạn cần đến tham quan trường mà mình định đăng ký. Ở quận của mình thì việc kengaku là bắt buộc đối với các trường tư, còn trường công thì không bắt buộc. Tuy nhiên, kengaku là rất cần thiết để đánh giá về nơi mà bạn sẽ gửi gắm con mình. Khi đến kengaku bạn sẽ được nghe trực tiếp hiệu trưởng giới thiệu về trường, được tận mắt xem các phòng học, phòng chơi, chỗ ăn ngủ, cách các con được chăm sóc như thế nào, có thể hỏi trực tiếp những vấn đề chưa rõ, cho nên dù bắt buộc hay không thì vẫn nên đi. Để kengaku trường nào đó bạn gọi điện trực tiếp tới trường để đặt hẹn.
  • Chuẩn bị sẵn luôn danh sách trường ninkagai và các dịch vụ gửi trẻ tạm thời khác trong khu vực: Bạn cũng nên lên danh sách trường mình muốn đăng ký, đặt hẹn đến kengaku và hỏi sẵn thủ tục cũng như thời hạn đăng ký vào những nơi này. Điều này để đề phòng khi bị trượt trường ninka. Ở những khu vực mà độ cạnh tranh cao và đông trẻ em thì sau khi chốt danh sách học sinh vào trường ninka, các trường ninkagai cũng chật kín chỗ luôn (quận của mình là ví dụ tiêu biểu). Vì thế nếu không chuẩn bị trước thì con bạn sẽ rơi vào tình trạng không thể gửi được vào đâu hết (kể cả bạn có sẵn lòng trả học phí cao đi chăng nữa)
  • Chuẩn bị sẵn giấy tờ cần thiết khi đăng ký: Trong tài liệu hướng dẫn về thủ tục đăng ký do ku hoặc shi phát, có đầy đủ thông tin về những giấy tờ cần nộp khi đăng ký vào ninka hoikuen. Bạn cần chuẩn bị sẵn những giấy tờ này trước khi tới thời hạn đăng ký. Ví dụ như giấy chứng nhận làm việc có thể không lấy ngay mà phải đợi vài ngày chẳng hạn, hay trong trường hợp bạn mới chuyển đến nơi ở mới, thì lúc đăng ký cho con, bạn cũng cần nộp giấy chứng nhận thuế của năm trước (từ nơi ở cũ). Việc xin giấy này cũng mất thời gian nên cần chuẩn bị trước.

2.4 Thời gian đăng ký

Để nhập học vào tháng 4 thì việc đăng ký xin vào hoikuen được tiến hành bắt đầu từ tháng 11, 12 của năm trước (ngày cụ thể thay đổi tuỳ nơi bạn sống). Đây là đợt đăng ký nhập học lớn nhất trong năm trên toàn quốc và đây cũng là đợt đăng ký mà khả năng xin được học cao nhất (vì các bé sẽ lên lớp nên hầu như các trường sẽ còn chỗ trống cho học sinh mới). Kết quả cho đợt đăng ký tháng 11, 12 thường được công bố vào tháng 2 năm sau, và trong tháng này sẽ có thêm 1 đợt đăng ký bổ sung lần cuối. Lúc này những bé bị trượt đợt trước có thể thay đổi trường và đăng ký lại.

Ngoài đợt đăng ký tháng 11, 12 thì trong năm vẫn có đợt đăng ký vào học hàng tháng (thường là đầu tháng) nhưng việc đăng ký giữa chừng thế này thường không có kết quả (trừ phi đột nhiên có bé nào đó chuyển trường hoặc nghỉ học và con bạn đăng ký đúng lớp đó trường đó thì mới có khả năng được vào). Tuy nhiên thì có những nơi còn không nhận đăng ký mới vì danh sách chờ đã quá dài rồi, hic.

Đây là ví dụ đợt đăng ký của quận mình:

  • Đợt 1: 1-8/11/2017: Đăng ký vào trường tư dành cho các bé 1-5 tuổi => thông báo kết quả đợt 1 vào 16/12/2017
  • Đợt 2: 16-23/12/2017: Đăng ký vào trường công (1-5 tuổi) và đăng ký đợt 2 vào trường tư (0-5 tuổi) => thông báo kết quả đợt 2 vào 17/2/2018
  • Đợt cuối (nộp bổ sung): 17-23/2/2018 => thông báo kết quả đợt cuối vào 10/03/2018.

2.5 Hồ sơ đăng ký và nơi nộp hồ sơ

Hồ sơ đăng ký có thể download trực tiếp từ trang chủ của quận/ thành phố hoặc nhận trực tiếp tại trường khi bạn đến tham quan trường.

Trong bộ hồ sơ thì quan trọng nhất là giấy tờ chứng minh cả 2 bố mẹ có lý do không trông được con. Cụ thể như sau:

(1) Đang đi làm => giấy chứng nhận làm việc (勤務証明書: kinmu shoumeisho) (đây là form có sẵn trong bộ hồ sơ, nhờ công ty hoặc nơi làm việc điền và ký)

(2) Đang có bầu/nghỉ sinh và sẽ quay lại làm việc => giấy chứng nhận làm việc (như ở trên) và giấy cam kết sẽ quay lại làm việc 復職誓約書 (fukushoku seiyakusho)

(3) Đang tìm việc: nếu đã được nhận việc mà chưa đi làm thì nộp giấy chứng nhận được nhận việc (勤務内定証明書: kinmunaitei shoumeisho) và 2 tuần sau khi đi làm thì nộp giấy chứng nhận làm việc như ở trên/ nếu đang tìm việc mà chưa được nhận thì phải có báo cáo chứng minh là đang tìm việc, ví dụ thẻ tìm việc của hellowork

(4) Đang bị bệnh => giấy chẩn đoán bệnh bản gốc 診断書 (shindansho)

(5) Đang có bầu/ nghỉ sinh => bản sao sổ tay mẹ con 母子手帳 (boshiteicho)

(6) Đang đi học => giấy chứng nhận đi học  (在学証明書: zaigaku shoumeisho) và bản khai thời gian học

Ngoài những giấy tờ trên thì bạn cần điền vào tờ đơn đăng ký xin học và tờ khai về gia đình trong bộ hồ sơ có sẵn, kèm theo các giấy tờ cần thiết khác (xem cụ thể trong tài liệu hướng dẫn của quận hoặc thành phố)

*** Nơi nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại văn phòng kuyakusho hoặc shiyakuso. Ở quận mình còn có thể nộp tại trường mà mình đăng ký nguyện vọng 1. Tuy nhiên trên quận khuyên nên nộp cho quận thì sẽ được giúp chỉnh sửa hồ sơ nếu sai thông tin hoặc chưa điền đủ thông tin ngay lúc nộp, còn nếu nộp cho trường thì họ chỉ nhận thôi chứ không giúp mình sửa hồ sơ.

 

2.6 Quy trình từ lúc đăng ký đến lúc nhập học

Quy trình diễn ra như sau: Nộp hồ sơ → Kiểm tra thông tin đăng ký → Xác nhận thông tin đăng ký và tiến hành xét duyệt  → Thông báo kết quả (nếu đỗ thì sẽ phỏng vấn với trường và kiểm tra sức khoẻ của con, sau đó ký hợp đồng với trường, nhận danh sách đồ cần chuẩn bị và đợi ngày nhập học/ nếu trượt thì chỉnh sửa hồ sơ để nộp bổ sung)

2.7 Cách thức xét duyệt

Khi đăng ký danh sách trường muốn vào thì có thể đăng ký bao nhiêu nguyện vọng cũng được, nhưng thứ tự nguyện vọng thế nào còn phải xem trường đó là trường công hay trường tư.

Đối với trường tư: xét duyệt toàn bộ nguyện vòng 1 trước, nếu chưa đủ học sinh thì mới xét đến nguyện vọng 2, 3, 4 v.v. Ví dụ xét hồ sơ nộp vào trường A, thì họ sẽ chọn từ những người đăng ký trường A làm nguyện vọng 1 trước tiên. Nếu đủ học sinh rồi thì những người đăng ký trường A làm nguyện vọng 2, 3 … sẽ không có cơ hội được vào nữa.

Đối với trường công: không xét theo thứ tự nguyện vọng, mà xét toàn bộ hồ sơ đăng ký, nguyện vọng mấy cũng không phân biệt. Tức là ví dụ mình đăng ký cho con mình vào trường công B là nguyện vọng 1,  nhà khác lại đăng ký cho con họ vào trường B là nguyện vọng 2, nhưng hai bộ hồ sơ của 2 nhà được coi như nhau, dù con mình đăng ký nguyện vọng 1 cũng không được ưu tiên hơn con nhà kia.

=> Tóm lại là nếu đăng ký vào trường tư, thì nên tính kỹ xem chọn trường nào là nguyện vọng 1. Nếu nhà nào điểm không cao lắm thì nên chọn nguyện vọng 1 là trường nào xa ga 1 tí, ít hot hơn 1 tí thì khả năng được vào sẽ cao hơn. Nhiều nhà mẹ không đi làm full time nhưng chọn nguyện vọng 1 là trường bình thường, xa trung tâm nên vẫn được vào. Ngược lại nhiều nhà 2 vợ chồng làm full time nhưng chọn nguyện vọng 1 vào trường quá hot nên vẫn bị trượt (đấy là trường hợp đã xảy ra ở quận của mình). Tất nhiên ai cũng muốn gửi con vào trường tốt, gần nhà, gần ga, nhưng nếu khu của nhà mình mà cạnh tranh cao quá và nhà mình lại ít điểm thì cũng cần cân nhắc chọn trường cho phù hợp.

=> Còn nếu đăng ký vào trường công thì nên tìm cách làm sao cho điểm nhà mình cao lên 1 tí (vì trường công xét theo điểm của các gia đình chứ không xét theo thứ tự nguyện vọng). Ví dụ cả 2 bố mẹ cùng đi làm thì sẽ xét nhà nào làm nhiều giờ hơn (muốn tăng điểm thì có thể thảo luận với công ty tăng giờ làm, ít nhất trong 3 tháng trước thời gian đăng ký) hoặc ở quận mình thì bé nào trước đó đã học trường tư (dạng trường ninsho) hoặc gửi hoikumama (1 dịch vụ trông trẻ 0 tuổi) thì được cộng 1 điểm, bé nào có anh/ chị đang học tại trường đăng ký sẽ được cộng 6 điểm v.v

=> Mẹ nào chưa đi làm có thể tìm cách xin ngay vào 1 trường học gì đó (trường tiếng chẳng hạn) để lấy chứng nhận đang đi học, có thêm điểm để gửi con; hoặc nhờ người quen nào có business riêng ở Nhật viết hộ cho 1 tờ chứng nhận làm việc để nộp hồ sơ cho con. Sau khi con được vào học thì kiếm việc mới và nộp lại tờ chứng nhận làm việc ở nơi mới là được v.v

③ Thủ tục đăng ký vào ninkagai hoikuen

Đối với ninkagai hoikuen thì bạn chỉ cần liên lạc trực tiếp với trường xem còn chỗ trống hay không, sau đó hẹn lịch tham quan trường và nộp đơn đăng ký trực tiếp tại trường là được. Tuy loại trường này có thể đăng ký vào bất cứ thời gian nào trong năm, nhưng ở những khu vực cạnh tranh cao, sau đợt đăng ký của ninka hoikuen thì các trường này cũng chật kín luôn vì những nhà trượt trường ninka họ đã đăng ký sẵn ở đây rồi. Vì vậy bạn cũng nên tìm hiểu và đăng ký xếp hồ sơ sẵn,  tránh trường hợp khi cần thì đã quá muộn.

Thực sự là trước đây lúc chưa có con mình đã nghe nói nhiều đến việc xin học khó khăn như thế nào, nhưng vẫn chưa hình dung ra cho đến khi con đến tuổi muốn được đi học thì mới thấy thực tế phải “chiến đấu” như thế nào. Giờ mình đã hiểu là nói rằng việc chuẩn bị xin học cho con phải làm từ khi có bầu, rồi khi chuyển nhà mới cũng cần xét xem khu nào dễ xin học nhất mới chuyển là không hề nói quá chút nào, hic.

Trên đây là tóm tắt toàn bộ thủ tục đăng ký vào hoikuen tại Nhật. Thông tin chỉ mang tính chất tham khảo nên trước khi xin học cho con các bố mẹ hãy kiểm tra và xác nhận lại thông tin từ chính nơi mà mình đang sống nhé.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *